Ces 3 agences sont passées à la semaine de 4 jours, voici leurs retours d’expérience

Par Élodie C. le 27/11/2023

Temps de lecture : 14 min

L'essayer c'est l'adopter ?

La pandémie de Covid-19 a bouleversé le marché du travail, particulièrement dans le domaine de la communication. Cette période a vu l’émergence du télétravail et l’introduction progressive de la semaine de quatre jours dans certaines agences et entreprises, marquant un tournant dans la gestion du temps de travail et dans la recherche d’un équilibre entre vies professionnelle et personnelle. Alors que les agences de communication, traditionnellement axées sur la vente de disponibilité continue à leurs clients, naviguent dans ce nouveau paysage, l’adaptation à des semaines de travail raccourcies soulève des questions et des défis.

Dans ce contexte, l’automatisation et les avancées technologiques, comme l’intelligence artificielle, pourraient jouer un rôle clé dans cette transition. Le CEO de la plus grande banque américaine, JPMorgan Chase, anticipe même une généralisation de la semaine de travail de 3,5 jours grâce à l’IA, indiquant des possibilités (prometteuses ?) pour l’avenir.

La période post-Covid a également été marquée par le « Big Quit », où les attentes des employés en matière de télétravail ont évolué. Bien que les géants de la tech ont déroulé le 100 % télétravail, quand ils ne proposaient pas du TT à vie, une tendance au “retour au bureau” (forcé ?) se dessine, soulignant la nécessité d’une approche plus équilibrée et à l’écoute des besoins des employés. Cette nouvelle ère interroge les modèles de travail traditionnels et ouvre la voie à des innovations dans la gestion du temps et de l’espace de travail, redéfinissant ainsi les contours du monde professionnel, en particulier dans les agences de communication.

À quoi ressemblera l’agence de demain ? Semaine de 4 jours et performance sont-elles alliées ? Trois agences qui ont franchi le pas nous livrent leurs retours d’expérience.

L’avant-après 2020

Cela ne surprendra personne, la pandémie de Covid-19 a marqué un avant/après mondial, redéfinissant de nombreux paradigmes, bouleversant au passage le marché du travail. Au sein des agences, le monde d’après s’est matérialisé par des bureaux et une vie d’agence repensés, des crises de vocation et autant de reconversions insolites, ainsi qu’une organisation du travail nouvelle. Pour retenir les talents et en attirer de nouveaux, certaines agences réfléchissent à la semaine de 4 jours comme levier d’attractivité. Une initiative qui ne s’improvise pas du jour au lendemain et passe souvent par une phase d’expérimentation.

Chez Gangstères, agence indépendante de conseil en stratégie social créée il y a 6 ans par Barbara Chambers et Laura Raymond, cette phase de test est à l’œuvre depuis mars dernier et est présentée comme telle aux collaborateurs. “C’est très nouveau et novateur dans nos pratiques, il est donc important d’être dans le test and learn”, explique Barbara Chambers, co-fondatrice, CEO et directrice de la stratégie de l’agence.

L’agence entend rompre avec les pratiques traditionnelles des agences, en se concentrant davantage sur les talents plutôt que sur les clients : “Au moment de créer Gangstères, nous voulions prendre le contrepied de notre expérience respective en agence, se remémore Barbara Chambers. Du moins, d’en prendre toutes les bonnes pratiques et d’oublier les mauvaises, notamment dans la gestion de l’humain. Nous voulons casser les codes, ne plus valoriser les charrettes et les méthodes de travail client-centric, mais de valoriser à 100 % les équipes.

Dans un même état d’esprit, Addiction Agency, agence conseil en communication, a remis en question ses méthodes de travail à la suite de la pandémie, cherchant à améliorer la lisibilité et le confort pour ses employés, surtout dans un domaine créatif comme le leur. “Nous nous sommes retrouvés avec des rythmes et des modes de travail pas très lisibles, nous ne nous y retrouvions pas vraiment, se souvient Olivier Martin Dupray – co-fondateur en charge de la stratégie de Addiction Agency. “En travaillant tous ensemble vers le même objectif, on s’est dit qu’on pouvait sans doute faire notre semaine de cinq jours en quatre, sanctuariser le vendredi comme un jour non travaillé et ainsi passer à la semaine de quatre jours. Nous voulions tous travailler en présentiel, mais pas en tirant un trait sur ce que le Covid avait amené, c’est-à-dire la volonté d’un meilleur équilibre temps perso, temps travaillé.”

Comme le rappelle Olivier Martin-Dupray, les métiers de la communication souffre d’un déficit de désirabilité : comment exiger des clients qu’ils innovent, s’adaptent à leur époque, écoutent leurs clients ou prospects, sans instiller une dose d’innovation dans sa propre façon de travailler ? “Plutôt que de perdre des talents désireux de se tourner vers des métiers avec plus de sens ou d’apprendre une nouvelle compétence, le 5e jour non travaillé peut servir à absolument tout, se former, se reposer, partir en week-end, tous les week-ends, c’est possible.

Pour Notchup, agence créative indépendante nantaise, membre de l’AACC, l’idée a germé fin 2021, lors d’un séminaire RSE dédié à leur démarche de certification B Corp, “pour améliorer le bien-être au travail et la fierté des collaborateurs”, rappelle Florian Coustet, directeur commercial de l’agence. “Un groupe de travail a été officiellement lancé en mai 2022, réunissant 4 collaborateurs et nos deux dirigeants. Leur objectif : définir un modèle adapté à l’agence, et une feuille de route pour concrétiser ce projet un peu fou. Au total, cela a nécessité 8 mois de réflexion ponctués par de nombreuses réunions du groupe de travail, et des ateliers réunissant l’ensemble des collaborateurs.

Oui, mais comment ?

Sur le papier, la semaine de 4 jours parait séduisante : s’organiser autrement, plus efficacement, tout en se libérant du temps. Dans la pratique, et presque logiquement dirons-nous, il a fallu faire des concessions. Pour son adoption et sa mise en oeuvre, la partition n’est pas la même d’une agence à l’autre. 

Pour adopter la semaine de quatre jours, Gangstères a organisé un séminaire de formation sur la gestion du temps avec un expert sur la gestion du temps (Florent Bouër, auteur du livre Le manuel du fainéant ambitieux : Deux fois plus de résultats en deux fois moins d’efforts, NDLR). Ce séminaire a permis de réapprendre aux employés à mieux gérer leur temps et leurs journées, en se concentrant sur l’efficacité et la performance, même avant la mise en place de la semaine de quatre jours.

Ce sont de nouvelles pratiques et surtout un nouvel état d’esprit, ponctue Barbara Chambers. Le matin, au lieu de commencer sa journée en consultant ses mails, on peut l’entreprendre depuis son agenda. C’est un outil très important. On balise ses journées avec la notion de haut rendement et de bas rendement. Le haut rendement le matin, quand on est beaucoup plus frais et efficace et l’après-midi pour le bas rendement.”

Chez Gangstères, la semaine de quatre jours fonctionne sur un système de roulement où les employés choisissent entre le mercredi et le vendredi de libre (baptisée « journée gangstères », NDLR), en alternant chaque mois. Cette organisation assure ainsi la continuité du service client en ayant toujours quelqu’un de disponible. “Dans la pratique, je ne voulais surtout pas qu’on ferme une journée, on a créé des binômes pour qu’il y ait toujours un backup sur les sujets et assurer une permanence pour nos clients.

En complément de la semaine de quatre jours, l’agence a adopté une politique flexible de télétravail, avec des jours fixes au bureau (lundi et mardi) et la possibilité de travailler à distance le reste de la semaine. Cette politique inclut également des aménagements, comme des studios pour dormir au bureau pour les employés venant de loin.

Chez Notchup également, tous les collaborateurs concernés (en CDI, hors temps partiels, alternants, stagiaires et CDD) choisissent entre le mercredi et le vendredi (sans possibilité de modification,  sauf cas particuliers) avec maintient de salaire (et  1 ticket resto par jour effectif travaillé). “La répartition des collaborateurs sur les 2 jours doit permettre d’assurer un maintien de l’activité agence 5 jours / 5, chaque service s’organise pour définir la répartition”, explique l’agence dans un article sur LinkedIn. Premier compromis, les contrats de 35h sont effectuées en 4 jours (8h45 en moyenne), ce qui induit la suppression des RTT et, deuxième concession, le télétravail n’a plus cours, “pour maintenir la cohésion et la créativité collective”.

Nous avons commencé par une phase de test d’avril à novembre 2023, avec deux manières de mesurer le succès : le vote des collaborateurs, qui décident ou non de prolonger le système, et des KPIs mis en place par l’agence, pour vérifier que cela n’entrave pas son bon fonctionnement. Fin novembre, on s’apprête donc à décider si on maintient cette organisation ou non”, précise Florian Coustet.

Addiction Agency a également mis en place une phase d’expérimentation, avec un effort de communication/pédagogie mis envers les clients pour maintenir la fluidité des échanges et que cette période de test leur serve aussi. “Il fallait tous les onboardés dans ce projet, peu de clients se sont montrés inquiets et on a reçu des retours très positifs de clients qui auraient aimé en bénéficier. En sept mois d’expérimentation, nous n’avons eu aucun problème que ce soit avec nos clients ou avec le fonctionnement global de l’agence.” Un point de réassurance alors que les agences vendent de la disponibilité (et pas uniquement des idées) à leurs clients. 

Le modèle a été adopté à l’unanimité après un vote, avec une approche flexible pour s’adapter aux besoins individuels, comme ceux des parents par exemple. “Ce projet nécessite un vrai effort, car les salaires ont été maintenus, avec ce vote, nos collaborateurs avaient la possibilité d’exprimer des réticences. On peut faire changer les choses, il n’y a pas de raison que ce soit la seule bonne façon de faire, et la semaine de quatre jours ne doit pas être une punition, mais rester quelque chose d’attractif, tant pour l’agence que pour les métiers de la communication au sens large.

L’agence a opté pour le vendredi comme jour non travaillé (excepté pour le directeur des opérations et les deux gérants) pour sa simplicité et son impact positif, offrant des week-ends de trois jours et “pas juste une respiration dans la semaine.” “On ne passe pas au 4/5e, on fait quatre jours par semaine en travaillant de 9h30 à 19h30, soit 36 heures en 4 jours.” En contrepartie de la semaine de quatre jours, l’agence a choisi de ne pas adopter le télétravail, privilégiant le travail en présentiel. “Cela nécessitait une évolution ou en tout cas un engagement sur le rythme parce qu’on a besoin de garder cette productivité pour continuer à être rentable. L’objectif, ce n’est pas de couler l’agence”, concède bien volontiers Olivier Martin-Dupray.

Quel suivi ?

Le sujet de la productivité est un point de tension autour de la semaine de 4 jours. Et la flexibilité des petites structures, n’est peut-être pas celle des grands navires. Chez Publicis par exemple, le sujet de la semaine de 4 jours n’en est pas un. Le rythme est de 3 jours en présentiel et deux jours de télétravail (laissée à la liberté du salarié). “Cette formule a été réaffirmée et ne bougera pas, confirme Valérie Rudler, directrice du marketing et de la communication France, de Publicis France. L’agence tient aux trois jours de présentiel, avec impossibilité de télétravailler deux jours consécutifs, et ce, pour maintenir la collaboration entre les gens, qu’ils puissent se connaitre, se rencontrer et permettre l’informel, l’émergence d’idées, rendus plus difficile derrière un écran. “La communication est un métier de contact.

Initialement chez Gangstères, il y avait des réticences, spécifiquement de la part de la direction commerciale et des employés juniors. Ces derniers craignaient de ne pas pouvoir gérer leur charge de travail sur une période plus courte. Cependant, avec le temps, les employés seniors ont pleinement adopté ce système, grâce à leur expérience et leur aisance dans la gestion de leur agenda.

Les principales craintes étaient de subir une trop forte pression au quotidien, car les journées sont mécaniquement plus denses ; de perdre en flexibilité (difficile de se dégager du temps sur les jours travaillés, impossible de changer de jour off selon les semaines…) ; et de renoncer au télétravail”, concède Florian Coustet (Notchup). “Mais nous avons quand même voté à une très large majorité en faveur du lancement de la phase de test, qui a globalement rassuré tout le monde sur l’intérêt du système.

L’essayer, c’est l’adopter ?

En février 2023, la semaine de 4 jours est sur toutes les lèvres, les résultats de l’expérimentation de l’association 4 Day Week Global menée pendant 6 mois (entre juin et décembre 2022) sur 60 entreprises employant quelque 3.000 salariés viennent de paraitre.

Les résultats « montrent que presque toutes les entreprises poursuivront la semaine de 4 jours après l’essai« , avec plus de neuf sur dix qui se disent certaines de continuer, relève l’étude qui mentionne également des « améliorations significatives en matière de santé physique et mentale, de temps passé à faire de l’exercice et de satisfaction globale dans la vie et au travail », avec des taux de stress, d’épuisement professionnel et de fatigue en diminution, et des problèmes de sommeil en baisse.

Pourtant, la baisse du temps de travail créerait moins d’engagement de la part du salarié, de la distance vis-à-vis de son travail. “Les témoignages et les expérimentations menées à l’étranger confirment notre enthousiasme, réaffirme l’agence Notchup : ils soulignent un gain de productivité, des chiffres d’affaires stables, une baisse du taux de démission & d’absentéisme. Côté collaborateurs, les bienfaits sont clairement visibles sur le plan santé: moins de stress, plus de temps consacré à l’exercice et un plus grand bien-être général dans la vie et au travail.

L’agence Gangstères quant à elle a mis en place un suivi mensuel de la qualité de vie au travail (QVT), en utilisant des indicateurs spécifiques pour mesurer différents aspects, allant de la santé mentale au sommeil et à l’épanouissement. Parallèlement, un suivi de la performance et de la productivité a été établi pour s’assurer que la qualité du service client reste élevée. “Deux suivis différents mais nécessaires, car notre pari avec cette expérimentation, est notamment de montrer qu’en quatre jours, on travaille moins, mais mieux : pour nos clients parce qu’on a des collaborateurs plus reposés, plus épanouis, plus créatifs et plus engagés”, assure Barbara Chambers.

Du côté d’Addiction Agency, l’adoption de la semaine de quatre jours n’a pas impacté négativement le rythme de travail, la satisfaction client, ou la rentabilité. « A ce jour, aucun client n’est parti par insatisfaction« , souligne pour sa part Olivier Martin-Dupray. “Le carnet de commandes est toujours plein et cela nous a permis de recruter plus facilement des gens attirés par ce modèle. Une entreprise qui donne envie, c’est le bon indicateur d’une entreprise qui va bien. Enfin, d’un point de vue comptable, nous n’avons pas constaté d’affaissement de la rentabilité. C’est nécessaire pour que la viabilité du projet soit avérée. L’idée n’est pas de proposer quelque chose d’extrêmement confortable pour mettre tout le monde à la porte dans deux ans.

Même écho chez Notchup avec des retours de test positifs en interne comme en externe : 
– En interne : des ateliers de feedback réguliers sont organisés par chaque équipe, pour adapter notre organisation en temps réel et un baromètre anonyme a été mis en place pour suivre le ressenti personnel des collaborateurs ;
– Pour les clients : “les réactions ont été très positives : beaucoup d’enthousiasme, de curiosité, et très peu de situations compliquées à gérer. Nous avions pris soin d’adapter les rotations d’équipe pour assurer un service de qualité, et surtout d’anticiper les absences dans tous nos plannings pour ne mettre aucun projet en danger.

Pour s’assurer des performances de l’agence, Notchup a établi une liste de 6 grands indicateurs de suivis régulier :   
– Bien-être des collaborateurs (via le baromètre) ;
– Niveau de rentabilité ;
– Recours aux freelances / ressources externes ;
– Qualité du produit créatif ;
– Gains de compétitions ;
– Respect des process de l’agence. 

Avantages et inconvénients

Pour Gangstères, l’un des principaux défis est l’organisation et le partage efficace des informations, entre autres pour la planification des réunions. Trello, Whatsapp et Slack sont mis à contribution pour partager et échanger. Cependant, cette organisation offre également aux employés l’opportunité de se concentrer pleinement sur leur travail en dehors des distractions personnelles, et de profiter de leur journée libre pour des activités personnelles.

“Avantage et non des moindres, lorsque les salariés sont au travail, ils sont à 100 % puisque les courses, les rendez-vous médicaux, et tout ce qui peut polluer la vie au travail ou qui est parfois difficile à concilier avec, peut être fait sur cette journée”. 

C’est un avantage, qui peut vite devenir un inconvénient, comme chez Notchup pour qui, les journées plus chargées imposent d’être efficaces et de supprimer les pertes de temps, et dans les périodes de surcharge, “on sent une tension accrue sur les plannings.” Mais la semaine de 4 jours a également entrainer “une responsabilisation des collaborateurs, chacun se sent impliqué dans un mouvement d’amélioration continue pour que cela fonctionne, une attractivité en recrutement et un fort pouvoir de rétention des collaborateurs, mais aussi l’excitation de tester quelque chose de nouveau, d’inédit, et de faire évoluer nos métiers dans le bon sens.

Pour Addiction Agency, la semaine de quatre jours a renforcé la cohésion d’équipe et offert plus de liberté personnelle, avec des impacts positifs sur la créativité et l’engagement. “Cela permet de fédérer les équipes entre elles : avoir tous le même rythme et terminer la semaine le jeudi soir, on ne va pas dire que ça facilite les after works, mais ça facilite les after works !” Sauf pour la direction qui n’est pas passée à la semaine de 4 jours, mais est paradoxalement plus disponible en semaine pour des points ou des bouclages, car le vendredi peut être dédié aux affaires de gestion courante, de RH, de stratégie, de finance, etc. 

Autant de retour d’expérience qui pourraient susciter des vocations. C’est ce qu’espère Gangstères. L’agence aspire à être un modèle pour d’autres dans l’industrie, prouvant qu’une approche centrée sur les talents peut être aussi efficace qu’une approche traditionnelle. Malgré les scepticismes, ils n’ont observé aucune baisse de chiffre d’affaires, au contraire. “Je ne connais aucune agence ou entreprise, qui a testé la semaine de 4 jours et qui soit revenue en arrière. Je connais uniquement des entreprises qui l’ont fait, qui en sont très satisfaites, qui ont amendé certains points ou en ont amélioré d’autres. En revanche, j’en connais beaucoup qui souhaitent le faire. Notamment des CEOs de grosses agences qui sont venus nous voir pour obtenir des infos, de la matière sur ce qu’on avait mis en place”, revèle Barbara Chambers.

Assistera-t-on à un effet domino ? La semaine de quatre jours en agence, bien qu’ambitieuse, semble être une voie d’avenir, offrant un équilibre amélioré entre vie professionnelle et personnelle, tout en conservant une productivité et une créativité élevées. Une démarche qui nécessite une adaptation continue, mais dont les bénéfices pourraient redéfinir la manière dont les agences opèrent dans le fameux monde d’après.

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