C’est la question à laquelle nous devons répondre plusieurs fois par jour. Mon événement physique peut-il être converti en événement live ? Si oui, à quelles conditions ? Retours d’expériences…

Stupéfaction. J’ai bien cherché, je ne trouve pas d’autres mots pour résumer le sentiment des acteurs de l’événementiel à la vue des annulations en série quand le confinement s’est imposé dans notre actualité. Des annulations massives. Des jours et des jours de préparation presque effacés de nos mémoires. Et des pertes de revenus forcément angoissantes. La semaine dernière fut rude pour tous. Cette semaine marque une volonté de reprise en main. Avec cette question clé : peut-on reconfigurer en live un événement qui… n’était pas du tout prévu pour cela ? Avec plus de 15 ans d’expérience sur le sujet, nous avons chez Brainsonic quelques idées en la matière. Rien de magique ici. Pas de surpromesse. Juste… du vécu. Donc, prenons la question qui nous est posée chaque matin par nos clients : « mon événement physique est-il transposable en live ? ». Globalement, nous pouvons répondre : « oui ». De fait, beaucoup de choses sont jouables en live. Une keynote bien sûr, une interview et même une table ronde – les solutions actuelles permettant de « lever la main » (en version digitale) pour articuler les prises de parole. Pas de souci non plus pour intégrer à la scénarisation de l’événement des vidéos et, bien sûr, des séquences interactives. Du live chat au sondage en passant par des brainstormings express, ce ne sont pas les options qui manquent.

Tout est transposable sauf...l’agenda

Précision importante, même si habituellement les lives sont joués en studio (pour sécuriser prises d’image et de son), tout cela reste exécutable en mode « point à point ». Autrement dit, avec des intervenants confinés à leur domicile. Quelques précautions doivent être prises – j’y reviens – mais l’expérience quotidienne le montre, ces configurations fonctionnent.

Voilà pour les bonnes nouvelles. Et les moins bonnes ? Soyons francs, le networking que vous envisagiez pour votre événement ne pourra se faire de manière aussi souple. Il vous faudra déployer beaucoup d’efforts hors du live (emails préalables, groupes linkedin ou autres dédiés, etc.) pour parvenir à faciliter ces échanges. Autres dispositifs difficilement transposables, les événements très « scéniques ». Le DJ set qui devait conclure votre événement sera difficile à valoriser, voire à intégrer dans un événement live.
Dans la pratique donc, beaucoup d’assets événementiels sont transposables en live. Une chose en revanche ne l’est clairement pas : l’agenda. La journée initialement prévue avec keynotes le matin, cocktail déjeunatoire et networking, puis ateliers en salles de souscommissions ne va pas pouvoir être maintenue ainsi. Il n’est évidemment pas raisonnable de penser tenir l’attention d’une audience en ligne durant des heures. Il faut donc resserrer l’agenda sur son noyau dur tout en y intégrant aussi des moments légers.

Reconfigurer son événement pour 1 ou 2 heures de live

Ne sous-estimons pas ce travail : partir d’un agenda existant pour le convertir dans une session de 1h à 2h de live est tout sauf évident. Il faut prendre le temps de mettre à plat (façon puzzle ;-)) les contenus de son événement, d’analyser là où l’on apporte de la valeur, de passer cette sélection aux exigences d’un live, puis d’ordonner ce matériel pour varier les plaisirs durant 1 ou 2 heures.

Et cela fonctionne. Vraiment. En témoigne par exemple, le live que nous avons réalisé avec Axa le 18 mars. Initialement prévu dans le confort d’un studio, cet événement a été reconfiguré pour être joué avec des intervenants distants. Destiné à des courtiers et clients, il a réuni 9 900 internautes durant 45 minutes et cela sans aucun pépin technique. Si cette audience a pu être réunie le moment venu, c’est aussi (surtout) parce que l’environnement global du live a été soigné, de la campagne de promotion (emails, réseaux sociaux) aux pages d’inscription et de pré-live. Des landing pages à part entière sur lesquelles reposent en partie la conversion.

Sans surprise, les intervenants étant à leur domicile, nous avons pris le temps de tester le réseau de chacun, de les aider à optimiser leur configuration technique locale pour sécuriser au mieux la session. Cela demande du temps mais c’est indispensable. Autre ingrédient de la réussite de ce Live Axa (et pas uniquement de celui-ci), la présence d’une journaliste pour animer la session. Trop de clients estiment être en mesure d’assurer eux-mêmes cette fonction, souvent pour réduire les coûts. Pas d’ambiguïté sur ce sujet : c’est une grave erreur et qui ne pardonne pas…

Animer un live, c’est un métier (si, si…)

En live, comme en radio, les trous d’air (les silences donc) cassent littéralement le rythme d’un événement. Il importe qu’une personne (appelez-la journaliste, animateur.ice, modérateur.ice) soit dédiée à ce rôle. Sa mission ? Maintenir sous tension la continuité dialoguée, assurer les transitions, se glisser dans les virgules d’un intervenant trop long, venir en aide à un autre qui patine... Ne minimisez pas ce rôle et ne croyez pas vous improviser animateur. C’est un métier.

On profitera d’ailleurs de la présence de ce professionnel pour coacher les intervenants. Il ne s’agit pas ici de déployer des heures et des heures de training. Mais, a minima, de faire la chasse aux tics langagiers que nous avons tous et de sensibiliser chacun à l’importance d’investir l’énergie vocale qu’impose un live. Méfiez-vous de la phrase « soyez naturel et tout se passera bien… ». Croyez-vous vraiment que le présentateur que vous écoutez le matin à la radio parle naturellement ? Non, bien sûr. La voix doit combler la distance. Il ne s’agit pas de parler plus fort mais de savoir poser sa voix, la moduler pour, là encore, capter l’attention. Quelques conseils ne seront pas de trop sur le sujet…

Retenons donc 3 points d’attention pour réussir nos events live.

1) Prenons (vraiment) le temps de repenser la configuration si nous partons d’un existant avec une obsession : comment tenir et ménager l’attention de notre audience ?

2) Prenons le temps, aussi, avec les intervenants. Le temps qu’il faut pour sécuriser la technique comme leur prise de parole.

3) Appuyons-nous sur des pros de l’animation, des personnes qui maîtrisent le « parler radio ».

Avec ces précautions, avec cette préparation – ne le cachons pas, tout cela est chronophage –, la réussite peut être au rendez-vous. Et même deux fois : une fois en live, et ensuite en replay. Car si un live a bien fonctionné, mécaniquement, il double ou triple son audience dans les semaines qui suivent. C’est le gros avantage du live sur un événement physique : le replay efface aisément le no-show – et oui, j’assume, je tenais à finir sur une note positive.

Fabienne Guilbert